Ресурсная матрица: аутсорсинг или инсорсинг?

Ресурсная матрица: аутсорсинг или инсорсинг?
Николай Вяткин | 01.10.2013
Все чаще мы, как представители ИТ в своих компаниях, стали прибегать к аутсорсингу и аутстаффингу. Компания «Лента» не является исключением, у нас много задач выделено на аутсорсинг, и в данной статье хочется поделиться своим опытом и мыслями на этот счет.

В каких случаях и в какой пропорции использовать аутсорсинг? В более широком смысле речь идет о том, какие работы лучше выполнять своими силами, а для каких можно (или даже нужно) привлекать внешние ресурсы? Оптимальное решение во многом определяется конкретной ситуацией и в значительной степени зависит от специфики задач, от рода бизнеса вашей компании, от действующих в компании норм, от географии ваших ИТ-ресурсов. Принимая решение передачи части функций на аутсорсинг, необходимо понять, поможет ли это минимизировать риски, сэкономить ресурсы и финансовые, и косвенные, например, такие как эффективность использования времени и усилий сотрудников вашей компании, в том числе и вашего подразделения, физическое размещение оборудования и т. п. При этом хочется обратить внимание, что передача функций на аутсорсинг не снимает с вас ответственности за их выполнение.

Ресурсная матрица

Для того чтобы определиться с выбором, требуется оценить наиболее серьезные риски, связанные с выполнением тех или иных задач, а также  навыки и ресурсы не только собственной компании, но и подрядчиков.

Независимо от рода задач, необходимо понимать, что даже при аутсорсинге функции по контролю и координации остаются внутри компании. Следующие виды работ в любом случае придется выполнять своими силами: разработка и согласование ТЗ и согласование документов; обоснование бюджета; выбор технологий и поставщиков оборудования; контроль объемов и качества работ; управление рисками и деятельностью подрядчиков. 

Один из инструментов — это «Ресурсная матрица», предназначенная для самоопределения и принятия решения. Идея инструмента очень проста: надо наметить задачи, проекты или конкретные функции, для которых вы пытаетесь сделать свой выбор между аутсорсингом и внутренними ресурсами. Далее для выбранной задачи нужно найти место на приведенной матрице. Для этого предлагается следующий алгоритм: на каждой оси «Ресурсы» и «Компетенции» необходимо определить положение. Это можно сделать с помощью ответов «Да» или «Нет» на вопросы, приведенные ниже, затем происходит смещение по каждой оси на количество полученных ответов «Да». Радиус каждого круга - это количество задействованных ресурсов.
 img
Ось «Компетенции»

1. Если у вас уже есть необходимые компетенции, это одна из предпосылок заняться задачей самостоятельно. Наличие компетенции, тем не менее, не является решающим фактором, так как компетенции могут «уходить» из компании. Они должны быть «передаваемыми» и/или «приобретаемыми». То есть если вы хотите решать задачу внутренними ресурсами, у вас должна быть возможность не зависеть от данной компетенции, в противном случае, возможно, есть смысл использовать привлеченные ресурсы, обладающие необходимыми навыками.
2. Когда данная компетенция присутствует более чем у одного сотрудника, вы изначально имеете подстраховку от риска потерять нужного человека в неподходящий момент. Другими словами, если один из сотрудников ушел в отпуск, заболел или уволился, у вас всегда будет запасной вариант. Это очень важный момент, и риск остаться без нужного человека в неподходящий момент — необходимо учитывать заранее.
3. Бывают случаи, когда приобретение компетенции — это несложный процесс, либо у ваших сотрудников высокий потенциал к их приобретению. Когда это так, единственное, что остается — понять есть ли у вас сотрудники или возможность нанять их, и они смогут приобрести данную компетенцию.
4. Каждая компания уникальна по-своему, бывают случаи, когда невозможно найти на рынке внешние ресурсы, которые обладают специфическими для вашего случая навыками. С другой стороны, сама ситуация несет большой риск для вашей компании, в случае утраты компетентных в данном вопросе людей может оказаться так, что знания будут утрачены вместе с ними. 
5. Если для вас не составляет труда найти необходимого специалиста, это является неоспоримым плюсом для использования внутренних ресурсов. Единственное, что можно здесь посоветовать, — всегда прогнозировать ситуацию на будущее. Предположим, вы планируете внедрять высокотехнологичное решение на длительное время и поддерживать его собственными силами. Если сейчас на рынке специалистов найти несложно, это не значит, что через три года ситуация на рынке не изменится. 
6. Низкая стоимость сотрудников является неоспоримым плюсом для применения собственных ресурсов, но обязательно сравните ее со стоимостью аутсорсинга этих же услуг, с учетом увеличения накладных расходов на управление внешними ресурсами, по сравнению с внутренними. Возможно, использование внешних ресурсов окажется еще выгоднее.
7. Вероятна ситуация, при которой та или иная услуга может быть очень дорогостоящей. Конечно же, если у вас есть возможность использования внутренних ресурсов, вы, скорее всего, прибегните именно к этому методу. Здесь есть риск, что, не просчитав расходы на внутренние ресурсы, которые понесет компания в рамках решаемой задачи, и не сравнив их с затратами на аутсорсинг, может оказаться, что аутсорсинг выгоднее или полученный результат не даст необходимого эффекта.
8. Для вопросов развития новых направлений всегда необходимо думать на несколько шагов вперед. Наличие одно-двух специалистов или десяти специалистов — вопрос не только использования внутренних или внешних ресурсов. Здесь необходимо принимать стратегическое решение, хотите ли взять данное направление под свое крыло и наращивать знания и компетенции внутри, а также управлять всеми процессами, связанными с этим направлением, или проще отдать все на аутсорсинг. Также подумайте, насколько постоянной будет загрузка специалистов данного направления, «сжимать» внутренние ресурсы всегда сложнее, чем уменьшать объем работ на аутсорсинге. 
9. Потеря компетенций и знаний всегда один из высочайших рисков. Чтобы не получилось так, что вы долгое время выращивали у себя высококвалифицированный персонал и в дальнейшем в один момент потеряли его, необходимо на начальных этапах задумываться над этим вопросом. Может, этот риск отдать на сторону подрядчика?
10. Если вы точно знаете, что работу по данному направлению сможете сделать гораздо эффективнее и результаты, достигнутые внутренними силами, будут на порядок выше, то это весомый фактор отказаться от аутсорсинга. То же самое справедливо и в обратную сторону.

Ось «Ресурсы»

1. Логично предположить, что если ресурсы недогружены, в первую очередь необходимо использовать их. Главное — не оказаться заложником ситуации и использовать для задач действительно квалифицированных сотрудников с необходимыми навыками.
2. Возможно, если речь идет о долгосрочных перспективах, логичнее использовать собственные ресурсы. Важно в этой ситуации не забыть, что для других задач их доступность снижается в долгосрочной перспективе. 
3. Если у задачи очень высокий приоритет и есть внутренние ресурсы, то логично их перераспределить и задействовать лучших специалистов для более важных дел. Задачи меньшего приоритета можно делегировать на внешние ресурсы.
4. Если ваши специалисты подготовлены и у них есть возможность заняться данным проектом или задачей, то, конечно же, есть смысл задействовать их. 
5. С точки зрения эффективности, необходимо также взвесить, не повлияет ли применение внутренних ресурсов на качество исполнения других задач компании и не повлечет ли это другие косвенные затраты. Не забывайте, когда сотрудники задействованы в большом количестве задач разной специфики, их эффективность обычно падает. Появляется так называемый эффект переключения контекста.
6. Данная задача не является разовой активностью, вы планируете развивать это направление и наращивать внутренние ресурсы в среднесрочной перспективе 1–5 лет. Как уже было сказано, подумайте о том, что для вас больше подходит: развитие нового направления внутренними силами или силами внешних ресурсов.
7. Для контроля подрядчика должна быть прозрачная схема, например SLA или, если это проектная деятельность, четко описанные требования, этапы проекта и процедура приемки. Без контролирующей функции вы не сможете управлять ожиданиями и качеством работы.
8. Если задача связана с возможными серьезными рисками для бизнеса при привлечении внешних ресурсов, то вы будете решать эту задачу внутренними силами. Альтернативным вариантом здесь может выступить разделение задачи на составные части и делегирование менее рискованных работ при условии,что вы оставляете у себя наиболее критичную часть.
9. Если на рынке не существует подрядчиков, которые могли бы выполнить данную задачу, и есть собственные ресурсы, то логично осуществить задачу самостоятельно. Проверьте информацию: возможно, вы что-то упустили или изначально некорректно поставлена задача?
10. При выборе подрядчика, особенно на долгосрочные задачи, необходимо оценить риск, что при недобросовестном исполнении своих обязанностей или при банкротстве компании-подрядчика, необходимо иметь возможность его замены. С этим могут быть связаны высокие транзакционные затраты или уникальность предложенных услуг/продуктов. Не забывайте про этот риск.

Анализ полученных результатов

В зависимости от рода задачи, от вашей ситуации и ситуации на рынке могут получиться различные результаты. Все их можно классифицировать на четыре основных варианта:
  • Своими силами: привычный метод, который предполагает использование собственных ресурсов.
  • Полный аутсорсинг: предполагает использование внешних ресурсов по максимуму.
  • Аутсорсинг компетенций: внешние ресурсы привлекаются только в части специфических компетенций по мере необходимости. Возможно, с последующей передачей их сотрудникам вашей компании, если в этом есть смысл.
  • Аутсорсинг ресурсов: не всегда хватает рабочих рук, и если у вас есть в штате грамотные специалисты, способные разделить задачу на очень простые и понятные процедуры, для выполнения которых можно привлечь внешние ресурсы, то имеет смысл прибегнуть к данной модели.

Сдвиг по осям характеризует балансировку между внутренними и внешними ресурсами. Двигаясь по осям в ту или иную сторону, вы управляете своими ресурсами, достигая наиболее эффективных результатов, в чем и желаю вам успехов!

***
Данная модель является лишь инструментом, который поможет определиться с решением и предоставит некую базу для дальнейшего анализа. В целом, отвечая на поставленные вопросы, вы для себя сможете более детально понять специфику задачи и определиться с наиболее важными критериями выбора. Так же вы можете добавить коэффициент значимости или «вес» для каждого вопроса, в соответствии со спецификой решаемой задачи.

Журнал IT-Manager    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторе


Николай Вяткин

Николай Вяткин

Член правления SPB CIO CLUB


ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru


Другие материалы рубрики


Мероприятия


22.06.2016 — 23.06.2016
Компания DISTREE объявила о том, что в 2016 году традиционные мероприятия для корпоративного и потребительского сегментов пройдут в новом раздельном формате. Растущая с каждым годом популярность мероприятий DISTREE и постоянно увеличивающееся число участников каналов B2B и B2C привели к логической реогранизации события.