Кресло-груша и прочие плюсы корпоративного портала

Кресло-груша и прочие плюсы корпоративного портала
Ольга Попова | Макс Волк | 29.04.2013

ИТ-директор компании-производителя банковского оборудования «Профиндустрия» Антон Русяйкин уверен, что чем больше времени проводит человек на корпоративном портале, тем лучше для компании. К счастью для ИТ-руководителя, в этом с ним согласны президент и финансовый директор.

Откуда вообще взялась идея корпоративного портала?

Корпоративные порталы пришли к нам с Запада. Там они появились на годы, если не сказать десятилетия, раньше, прошли уже несколько стадий развития и сейчас переживают зарождение корпоративных социальных сетей. Наша компания, да и Россия в целом, идет по тому же пути.

У нас зарождалось все достаточно банально. Поначалу портал представлял собой типичный для нашей страны сайт для сотрудников HR и для оповещения персонала об изменениях в структуре компании и в расписание событий. Люди привыкали к новому инструменту общения, соответственно, менялся и контентное наполнение портала. В том числе и по объему: 1 Гбайт информации превратился со временем в 150 Гбайт.

Какие этапы развития вы уже прошли?

Принято делить стадии развития корпоративных порталов на три этапа. Сначала создается начальная контентная база, затем идет ориентация сайта на отделы: ИТ, логистика, бухгалтерия, юристы... На третьем этапе происходит подключение к порталу контрагентов. Они узнают новости о продуктах, бонусах, поставках, соответственно, активнее участвуют в бизнесе организации и помогают делать его совершение.

Мы уже вплотную приблизились к третьему этапу. Сейчас портал обеспечивает эффективную работу порядка 40 бизнес-процессов, которые проходят цикл от создания до завершения — через всех участников проекта. В финале топ-менеджемент получает различную аналитику. Она строится в виде светофоров: есть пороговые значения, которых требуется достичь; если показания ниже, то свет красный, если выше — зеленый.

Кто стал бизнес-заказчиком проекта по созданию портала?

Инициатором создания портала был президент компании. Ему вообще нравятся новые технологии, и он все время активно поддерживал и продолжает поддерживать проект со стороны бизнеса. Благодаря ему мы развивались быстро и сейчас уже вплотную подошли к введению социальных инструментов. На портале в ближайшее время появится виртуальная валюта и бейджи — специальные звания сотрудников («лучший продавец», «лучший владелец знаний» и т.п.).

Бейджи и баллы действительно мотивируют сотрудников, или это так, «шоколадные медали»?

Пока все это, что называется, «на бумаге». Поэтому сложно сказать, как будет в реальности. Подразумевается, что люди будут зарабатывать на портале виртуальную валюту, которую смогут потратить на покупку реальных вещей — кресла-груши с логотипом компании, полотенца, футболки, кружки и т.д. Все это будет продаваться в «Магазине подарков», который также представлен на портале.

Валюту можно переводить на счет коллеге. А можно накопить всем вместе определенную сумму и устроить корпоратив.

Получать баллы можно не только за активную работу, в том числе и на портале, но и за отсутствие вредных привычек. Кто не курит — получает балл. Участникам футбольной команды — дополнительные бонусы. Возможно, появится соревновательный момент, люди станут стремиться набрать больше баллов. На западе, во всяком случае, такая мотивация давно применяется. Не только крупную, но и среднюю компанию там сегодня невозможно представить без собственного портала.

Если вы говорите о бизнес-процессах на портале, значит должна быть интеграция с другими системами?

Естественно. Наш портал, построенный с использованием технологий SharePoint, интегрирован, к примеру, с ERP-системой Microsoft Navision. Кроме того, есть интеграция с IP телефонией. В этом качестве у нас используется Lynk — также решение Microsoft.

Напротив каждого сотрудника есть индикатор его занятости. Зеленый — свободен, красный — занят. Кликая по иконке, я могу связаться с коллегой по средствам чата, голоса или видеосвязи. Можно проводить интерактивные вебинары. При этом совещания легко записывать и выкладывать на портал. Внешние пользователи и клиенты могут в любой момент присоединится к конференции и вебинарам.

Поэтому единая платформа, когда все легко интегрируется — это большой плюс.

SharePoint за это и выбрали — чтобы иметь одну платформу?

Не только по этой причине. Если взглянуть на рейтинги популярности, в том числе российские, то лидирующую позицию среди портальных решений занимает именно SharePoint. В нашей стране, среди средних по размеру компаний, определенной популярностью пользуется также платформа Bitrix. По мировым меркам это молодая система, прошедшая всего 12 версий. Но постепенно она обрастает функционалом. И все-таки крупный бизнес использует ее с опаской.

Вы себя относите к крупному игроку?

Это как посмотреть и по каким параметрам оценивать. У нас в штате сейчас 400 сотрудников, широкая география представительств Россия ,СНГ ,Европа. Собственное производство и складские помещения. Большая сеть дилерских представительств и сервисных центров.

Как-то все позитивно получается — на портале сплошные поощрения и никаких жалоб.

Почему же? Есть жалобы от клиентов. Они, правда, сначала попадают на наш внешний сайт. Он у нас не такой простой, сделан так же на платформе SharePoint, что для России большая редкость. На этом сайте есть личные кабинеты для дилеров. В них дилер, составляющий заявку на покупку товара, видит реальные остатки товара. Информация берется в режиме онлайн из ERP-системы. Если возникают претензии, к примеру, плохо работает сайт, невежливо ответил менеджер и так далее, наш партнер может в своем кабинете оставить жалобу. Она пойдет на внутренний портал.

И затеряется там?

Нет. Ни одна не останется незамеченной. Все жалобы на личном контроле у генерального директора и президента. На портале видно, сколько претензий находится на рассмотрении, на какой стадии и кто ответственный. Есть контрольные сроки, за который жалоба или заявка должны быть рассмотрены. У каждого подразделения этот срок свой. Бухгалтерия, к примеру, должна ответить за пять дней, отдел продаж — за два. Кто-то — за два часа, и т.д.

Если, допустим, не доставлен товар, и на это поступила жалоба, то в автоматическом режиме уведомляется личный менеджер клиента. Если он не отвечает в течение двух часов, идет оповещение коммерческого директора. Понятно, что при таком подходе клиент не останется без ответа.

Несмотря на то, что регламенты на портале не такие строгие, как условия айтишных SLA-договоров, узкие места выявляются при сборе итоговой аналитики. Поэтому есть возможность для усовершенствования процессов.

Не стал ли из-за этого портал головной болью для менеджеров?

Наоборот. Цель создания портала — упростить работу менеджера, освободить его от рутинных операций.

С развитием нашего внутреннего и внешнего сайтов клиенты стали меньше звонить: они отслеживают информацию в своих личных кабинетах, видят новую продукцию, судьбу оставленного заказа и т.д. Естественно, личные контакты полностью никто не отменял. И если возникает проблема, люди сначала пытаются решить ее по телефону..Но в дальнейшем могут использовать сайт для получения нужной информации.

Кроме того, портал упрощает жизнь новичкам — как клиентам, так и нашим собственным сотрудникам. И тем, и другим проще влиться в жизнь компании. Для сотрудников есть опросники, обучающий контент, задачи, тесты. По результатам последних коммерческий директор принимает решение — переводить менеджера на следующий уровень, или нет.

Как внедряли решение и как поддерживаете его в постоянном развитии?

Во внедрении участвовал практически весь топ-менеджмент, лидером был президент компании. Другим активным пользователем являлась наш финансовый директор. Руководил работами я. При этом многие поначалу относились к проекту с настороженностью. Люди переживали, не превратится ли это все в виртуальную бюрократию.

Сразу скажу, что внедрение портала — вещь затратная. И самое главное — отвлекаться нельзя ни на одном из этапов внедрения или дальнейшего развития. У нас для каждого процесса есть ответственный со стороны бизнеса (владелец процесса) и ответственный за его техническую поддержку. Только при такой схеме удается поддерживать нужный темп развития. Если же притормозить, то пользователь воспримет все как некую игрушку. Портал станет неэффективным, им не будут пользоваться.

Обслуживанием портала сейчас занимается два человека в штате и четверо по договору аутсорсинга. В задачи штатных сотрудников входит поддержка портала в рабочем состоянии и своевременное сохранение информации. Дело в том, что накоплена огромная база, потеря которой будет катастрофична для компании, соответственно, большое внимание уделяется архивации. Есть отдельный человек, который отвечает за это. С другой стороны, онлайновые процессы иногда подвисают, перезапускаются, все это нужно отслеживать. Этим и занимаются наши штатные специалисты.

Как сделать портал удобным?

Он не сразу стал таким. Изначально интерфейс был стандартный. И разделы каждый отдел создавал «под себя». В результате странички портала стали непохожими друг на друга, ориентироваться в них пользователям было непросто. Структуру портала было решено переработать. Нарисовали карту, на которой было указано, что и где хранится. В соответствии с картой был прорисован шаблон дизайна — наш собственный. В процессе было много подводных камней. В частности, потому, что шаблоны SharePoint меняются нелегко. Зато юзабилити существенно улучшилось. Информацию находить стало легче. Появились опросы, «Совет дня» и прочие полезные мелочи.

За общее оформление портала сейчас отвечает штатный дизайнер. А за наполнение — сами пользователи. Мы их в этом не ограничиваем. Идеология следующая: если сделать на портале жесткую модерацию, это сильно усложнит работу, а наша цель — создать единую точку входа для поиска корпоративной информации. Поэтому сейчас каждый наполняет свой раздел самостоятельно. Новости про работу компании добавляет HR-отдел, об обновлениях сообщают айтишники. Администраторы следят за тем, кто, когда и что добавил.

Портал претендует на звание социальной сети, а как у вас с сетями общеизвестными?

Во многих компаниях (чего греха таить, у нас тоже) социальные сети запрещены. При этом мы пытаемся «социальную» энергию сотрудников использовать в нужных целях. У людей все равно останется желание выкладывать и обсуждать фотографии, высказывать разные мысли — о работе и не о работе. В том числе и для этого был создан портал. На нем есть доска объявлений: продаю машину, собаку, есть рейтинг самых активных, самых общительных сотрудников, а так же личные блоги.

Какие изменения произошли в корпоративной культуре после внедрения портала?

Самым главным изменением стало то, что по прошествии двух лет люди стали активно им пользоваться. Недавно был случай, когда портал оказался недоступен в течение нескольких часов (из-за некорректного обновления Microsfot «встала» одна из служб, и сайт перестал открываться). Реакцию я бы назвал «безумной». Когда перебои случались в работе ERP-системы, такого не было. Стало понятно, насколько активно люди пользуются порталом, и насколько важным инструментом их работы он стал. Впрочем, это и не удивительно, хотя бы потому, что с помощью портала ведется учет рабочего времени. Сайт открывается при включении компьютера, приходя на работу человек должен нажать на странице кнопку «пришел», в конце рабочего дня — «ушел». За счет этого в онлайн режиме каждый может видеть веб часть с отработанным временем, в том числе и удаленные сотрудники.

Кроме того, стало заметно меньше вопросов по процедурам. Люди научились искать нужную информацию самостоятельно, не отвлекая других сотрудников. Первое, что делает пользователь, если возникает рабочий вопрос, — набирает поисковый запрос на портале. И только если ответа нет, он идет к коллегам за консультацией.

В общем, я считаю, что чем больше времени люди будут проводить на портале — тем, в итоге, лучше для компании.

Теги: портальные решения

Журнал IT-Manager    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторе


Ольга Попова

Ольга Попова

С 2008г. главный редактор IT Manager. В журналистике с 1986 года, правда, с перерывом на "лихие 90-е". До информационных технологий организовала несколько успешных бизнес-проектов в "Деловом Петербурге". Убеждена, что грамотный менеджер может работать в любой сфере, вне зависимости от специальности, так как ИТ-управленец мало чем отличается от управлеца-логиста. Но считаю, что именно в ИТ сейчас происходит все самое интересное.

Об авторе


Макс Волк


ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Сегодня каждое наше шоу снимаем с разрешением 4K, а еще думаем о том, чтобы проводить съемку в 3D.
Возможно, кому-то такое заявление покажется немодным, но облачные технологии часто усугубляют существующие проблемы бизнеса и не приносят ожидаемого сокращения расходов и развития инноваций.

Мероприятия


08.09.2016
Санкт-Петербургский клуб ИТ-директоров «SPb CIO Club» и компания Event House приглашает Вас принять участие во втором Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT-Forum»! Промышленная автоматизация на предприятии – важная область, которой уделяется повышенное внимание. Использование информационных технологий - один из немногих технологически и экономически выгодных способов повышения эффективности подготовки производства. На современных предприятиях автоматизируются по максимуму все возможные участки работ. Новый взгляд на проблемы и тенденции информационных технологий в области промышленной автоматизации будут рассмотрены на II Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT Forum»

14.09.2016
Компания IBM приглашает Вас принять участие в Инфраструктурном Форуме IBM. Опережайте пределы возможного. Дата и место проведения: 14 сентября 2016 г., г. Москва. Подробная информация о месте проведения мероприятия предоставляется при регистрации. Каждый год тема мероприятия диктуется актуальными задачами, стоящими перед бизнесом. В прошлом году мы говорили об инфраструктуре для цифрового бизнеса, в этом году мы призываем выйти за пределы цифрового бизнеса, опередить "статус кво" и расширить инфраструктурные границы до новой эры когнитивного бизнеса.