История одной компании

История одной компании
Денис Келейников | 25.02.2013

В российских реалиях, где все делается с целью убить СМБ-бизнес, а не поддержать его, ИТ находится буквально на грани вымирания. Владельцы и руководители СМБ-компаний пытаются выживать, маневрируя между налогами, конкурентами, поборами...

В таких условиях бюджета на ИТ практически не бывает и ИТ директору приходится изворачиваться как ужу на сковородке. Вот тут-то и проявляется мастерство, тут-то и раскрываются в полной мере компетенции ИТ-директора.

Психология принятия решения

Не бойтесь! Вы — ИТ-директор! От вас напрямую зависит, каких результатов добьется компания, в которой вы работаете. Я бы эти слова выбил на гранитной плите и повесил ее в кабинете каждого ИТ-руководителя. Почему? Попытаюсь объяснить.

К сожалению, нередко в жизни приходилось сталкиваться с ИТ-руководителями, которые боялись зачастую своего начальства, не оспаривали их решений или не предлагали своих. Причина проста — никто не хочет брать на себя ответственность за принятое решение. Приведу достаточно распространенный пример.

Представим себе типичную компанию СМБ-сектора, где трудится 100–150 человек и ИТ-отдел состоит из руководителя и нескольких сотрудников. Компания занимается, скажем, торговлей. Директор (он же владелец) — добротный, властный и строгий управленец, не терпящий ответа «нет» от сотрудников, но при этом человек увлекающийся. И вот однажды знакомый директора (тоже директор) сообщил ему о решении, которое у него внедрено и функционирует в области автоматизации продаж и отгрузок. Назовем решение система «3М». Наш директор само собой загорелся. И вот однажды происходит почти стандартная ситуация: он вызывает ИТ-руководителя и ставит ему задачу — внедрить систему «3М» через месяц. Думаю, читателям, работающим в секторе СМБ, до боли знакома такая ситуация. «Ну и что же происходит дальше?» — спросите вы. В подавляющем большинстве случаев ИТ-директор безоговорочно соглашается с приказом, боясь перечить и не смея спорить. А что же потом? А потом идет внедрение с колоссальной для ИТ-отдела, работающего в СМБ тратой ресурсов, которое в итоге почти никогда не приводит к успеху.

«А как же поступить?» — спросят некоторые читатели. Ответ прост: будьте смелее! Не бойтесь ответить «нет» вашему руководителю, не бойтесь спорить, если, конечно, у вас есть веские аргументы, не бойтесь остановить запал директора и предложить вначале выбрать решение, соответствующее потребностям бизнеса, а не бросаться на первую попавшуюся систему, потому что она уже где-то установлена.

Любой руководитель оценит это, поскольку поймет, что вам не все равно, что вы болеете за дело, за его дело. Я практически уверен: любой руководитель прислушается к вашим аргументам и сделает так, как вы предлагаете — но только нужно предложить!

Комплексный подход или «лоскутная» автоматизация? Облака!

Каждый из вас понимает, что комплексная автоматизация лучше «лоскутной». Однако в условиях ограниченного бюджета приходится заниматься, что называется, «разведением зоопарка».

Но есть и другой выход — облака. Не надо смеяться — я, как владелец и ИТ-директор собственного бизнеса, нашел выход именно в облаках. Сравнительно недорогие решения, не требующие инвестиций в инфраструктуру, — спасение для ИТ-директора среднего и малого бизнеса.

В последнее время на рынке появилось очень много разнообразных решений для автоматизации практически всех процессов бизнеса. Тут вам и разнообразные BPM-системы, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы компании, корпоративные порталы, CRM-системы, чью эффективность и не надо доказывать нынешнему бизнесу, системы бухгалтерского учета, почтовые серверы, Exchange, виртуальные АТС и, наконец, просто общие файловые хранилища.

Я постараюсь рассказать о том, что использую в своей деятельности и в завершение мы посчитаем, во сколько мне это обходится.

Маленькая автоматизированная компания

Конечно, все, о чем я расскажу, не является панацеей и не претендует на идеальное решение, однако это работает сейчас и вполне удовлетворяет задачи бизнеса.

Итак, давайте рассмотрим стандартную очень маленькую компанию, которая занимается в основном оказанием услуг.

Компания: Клуб ИТ-директоров УР.

Размер компании: шесть сотрудников (надо понимать, что сотрудников может быть и больше, причем стоимость решений растет незначительно).

Задачи: организовать коллективную работу над проектами, работу отдела продаж, почту, обмен документами, Exchange server, файловый сервер, телефонию (тут я оговорюсь, что пока у меня стоит аналоговая АТС, но в ближайшее время я намерен ее заменить).

Бюджет: 0!!! Ну или около того... В общем, бюджет минимально возможный.

Реализация проекта

Давайте пойдем по порядку. Отмечу сразу: для того чтобы облачные решения работали, необходим стабильный интернет-канал, а лучше два (один резервный). К сожалению, пока это самое узкое место данной технологии, но, с другой стороны, сейчас трудно представить бизнес-центр или даже жилой дом без присутствия в нем трех, а то и пяти различных провайдеров сети. Что позволяет организовать как основной, так и резервный канал, да еще и по разумной, конкурентной цене. То есть, предположим, что с Интернетом у нас все в порядке.

Рабочие места также не являются чем-то из ряда вон выходящим. Стандартные ноутбуки для офисной работы объединены в беспроводную сеть посредством недорогого интернет-шлюза. Кроме того, предусмотрен сетевой принтер, доступ к которому имеют все сотрудники.

Телефония

Одна замечательная компания с фруктом в названии предлагает решение по виртуализации вашей телефонии. Мало того, что они предлагают телефонные номера как почти в любом городе России, (номера из серии 8-800-..., позволяющие дозвониться до вас клиентам и партнерам со всей страны бесплатно с любого телефона), так еще и дают возможность избавиться от рудимента офисов 1990–2000-х годов — мини-АТС.

Смартфоны прочно вошли в нашу жизнь. Решение, рекомендованное вышеописанной компанией, очень элегантно и не ново. Компания предлагает использовать в качестве офисных телефонов — смартфоны сотрудников. Путем несложных манипуляций и установки одного приложения на смартфоны сотрудников мы получаем полноценную мини-АТС в рамках офиса и за его приделами. Пока сотрудник в офисе, его смартфон по Wi-Fi подключается к Интернету и, по протоколу IP-телефонии, сотрудники пользуются своими телефонами, как офисными. Выйдя за пределы офиса, сотрудник продолжает оставаться в рамках виртуальной АТС, подключаясь к ней через каналы 3G. Как только качество сигнала протокола 3G становится неприемлемым, приложение сигнализирует о выходе из режима внутренней АТС и с этого момента все входящие звонки на номер сотрудника автоматически перенаправляются на его обычный мобильный номер — и опять сотрудник всегда на связи.

Поговорим о настройке. Кроме создания единого телефонного пространства система обладает и рядом приятных дополнений. К примеру, есть такие функции, как виртуальный факс, конференц-связь, запись, статистика, мониторинг звонков, и многое другое. Все функции осуществляются через удобный и понятный веб-интерфейс, поэтому настройка занимает считанные минуты. При этом, если необходимо, можно воспользоваться и тонкими настройками. Система без особых усилий интегрируется с другими системами через API-интерфейсы, позволяющие как передавать данные о звонках, так и управлять ими. Кроме того, вы можете даже воспользоваться сервисом организации входящего звонка со своего же сайта.

Теперь о стоимости. Я не поверил своим глазам, когда увидел цены. От 740 рублей в месяц!!! Естественно, это не все затраты, но при анализе и расчетах я понял, что наши расходы в месяц составят от 2500 до 3500 рублей, включая междугородные соединения и переадресации. Это не может не радовать, исходя из предложенной функциональности. (Речь идет о Mango Office.)

Общее рабочее пространство

Следующей задачей, которую мне предстояло решить, стала организация общего рабочего пространства и коммуникаций. Естественно, в этом плане хорошо подходят пакеты Microsoft Office и MS Exchange Server, но у них есть два минуса: требования по ИТ-инфраструктуре и стоимость лицензий и внедрения. А потому надо было опять искать в облаках.

Далеко ходить не пришлось. Первое, на что я наткнулся, был Google Apps. В данный момент, к сожалению, Google перестал раздавать бесплатные пакеты Google Apps и оставил только платные, но мне повезло — я застал еще бесплатные предложения.

Думаю, многие читатели знают, что такое Goggle Apps. Для тех, кто не в курсе, — это набор облачных приложений, включающих сервер электронной почты, собственный офисный пакет приложений, общий календарь и множество разных полезных приложений. Фактически, вы получаете аналог MS Exchange + MS Office, но в облаке. Разумеется, нельзя сравнивать полноценно развернутую систему на сервере вашей компании с таким вот «суповым набором», однако решение в коллективе прижилось и успешно используется уже несколько лет.

Возможность общего редактирования текстовых и табличных документов через веб-интерфейс, создание произвольных веб-форм для внедрения в ваш сайт, управление временем и календарями, позволяющее быстро и эффективно организовать рабочее время как свое, так и коллектива и многое, многое другое.

Общее файловое хранилище

Естественно, поначалу мы пытались ограничиться файловым сервером, собранным «на коленке» из обычного бытового компьютера, однако нам это быстро надоело, и мы опять-таки обратились к облакам! В то время Google анонсировал небезызвестный Google Drive. И мы им сразу его приобрели. Тем более что частично этим решением, и бесплатно, мы уже пользовались в рамках пакета Google Apps. Оставалось лишь увеличить объем дискового пространства, сменив тарифный план.

Результат — файловое хранилище, доступное на всех рабочих местах, а также на мобильных устройствах сотрудников и через веб-интерфейс, объемом 200 Гбайт обходится мне в $9,90 в месяц, что на порядки выгоднее содержания даже самого дешевого сервера, не говоря уже о сохранности информации.

Бизнес-процессы и управление

Изначально стояла задача упорядочить все разрозненные данные о партнерах и персонах, с которыми нам приходится взаимодействовать по работе. Так же была необходимость в автоматизации формализованных бизнес-процессов и проектном управлении. Много времени и сил было положено на то, чтобы найти систему, удовлетворяющую хотя бы частично эти потребности, не говоря уже о приятности и удобстве интерфейса.

Пересмотрев более 20 систем как отечественных, так и зарубежных, совершенно неожиданно остановился на российской разработке, удовлетворившей практически все наши потребности. Это был «Битрикс24».

Облачное решение, позволяющее развернуть групповую работу, объединяющее корпоративный портал, CRM-систему, систему управления проектами и документооборот — то, что я давно искал. Легкость управления и настройки, отзывчивость поддержки, гибкость в интеграции с другими системами позволило этому решению «влиться в наш коллектив» менее чем за четыре дня. Особо сотрудники отметили интуитивный интерфейс, помогающий быстро привыкнуть к работе в системе.

Пока мы используем бесплатную версию, которая, кстати говоря, практически полностью покрывает наши задачи, однако думаем переходить на платную — всего 4999 рублей в месяц. Поверьте, оно того стоит.

Вместо завершения

В этой статье я попытался показать, как с помощью облаков и на первый взгляд совершенно различных решений можно в кратчайшие сроки автоматизировать небольшую компанию и сделать ее даже мобильной (к слову, теперь я не привязан к офису вообще).

Конечно же, нет идеальных решений, но вышеописанный набор уверенно закрывает бизнес-задачи нашей компании при вложении минимального бюджета. В будущем я планирую расширять количество процессов, перенесенных в облака, и думаю продолжить писать о них, если читателю это понравится.

Будьте смелее, будьте изобретательнее, будьте убедительными — не бойтесь брать на себя ответственность, и тогда вы станете истинным ИТ-директором!

Журнал IT-Manager    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторе


Денис Келейников

Денис Келейников

Директор клуба ИТ-директоров УР


ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru


Другие материалы рубрики

Основа современного мира — скорость. Если компания хочет остаться на плаву или паче чаяния быть в лидерах — она вынуждена принимать вызов высокого темпа. В противном случае останется на заведомо проигрышных позициях.
В жаркие летние дни проблема выбора кондиционера становится очень актуальной как для домашних, так и для корпоративных пользователей.

Мероприятия


08.09.2016
Санкт-Петербургский клуб ИТ-директоров «SPb CIO Club» и компания Event House приглашает Вас принять участие во втором Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT-Forum»! Промышленная автоматизация на предприятии – важная область, которой уделяется повышенное внимание. Использование информационных технологий - один из немногих технологически и экономически выгодных способов повышения эффективности подготовки производства. На современных предприятиях автоматизируются по максимуму все возможные участки работ. Новый взгляд на проблемы и тенденции информационных технологий в области промышленной автоматизации будут рассмотрены на II Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT Forum»

22.09.2016
24 июня 2016 года Госдумой шестого созыва был принят законопроект «Антитеррористический пакет» Яровой, который назван одним из самых резонансных. Существенная часть законопроекта призвана регулировать деятельность телекоммуникационных и интернет компаний. Согласно документу, операторы связи и «организаторы распространения информации» должны в течение полугода хранить вообще всю переданную информацию, то есть и записи телефонных звонков, и содержание смс-сообщений. В течение трех лет они также обязаны хранить сведения о переданных данных. Наконец, компании должны помочь ФСБ расшифровать весь трафик. Как законопроект повлияет на рынок? Смогут ли крупнейшие интернет-компании отстоять свою позицию? Готово ли государство прислушиваться к мнению бизнеса? На конференции Право.ru участники обсудят скрытые и явные угрозы «пакета Яровой», а также о другие законодательные изменения.