Электронный, юридический, значимый

Электронный, юридический, значимый
Инга Майор | 27.11.2014

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия при определенных условиях может иметь такую же силу, как и бумажный оригинал, находит все большую поддержку у законодателей.

А значит, даже самые консервативные бухгалтеры и финансисты, повинуясь вполне понятному в нынешних условиях желанию экономить, будут рассматривать переход к ЮЗЭДО в качестве одной из мер по сокращению издержек. И конечно, на первых порах рассматривать с недоверием.

Как показывает статистика первых проектов в области ЮЗЭДО, их заказчиком пока является не бухгалтер, а директор компании, оценивший перспективы экономического эффекта. Плох тот директор, который не слушает своего бухгалтера. Но и бухгалтеров иногда терзают смутные сомнения: работать по старинке, рискуя платить штрафы за несвоевременную отчетность, или согласиться на внедрение новой технологии и связанные с этим изменения в привычных бизнес-процессах. Вполне вероятен сценарий, когда при обсуждении вопроса, переходить ли на ЮЗЭДО, в эксперты позовут ИТ-директора. Рассмотрим наиболее частые опасения, тревожащие бухгалтеров и руководителей ИТ-подразделений при принятии решений о внедрении ЮЗЭДО.

Что такое ЮЗЭДО?

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами — одна из разновидностей электронного документооборота, но от своего «старшего родственника» существенно отличается. Если обычный документооборот направлен в основном на оптимизацию внутренних процессов компании (между подразделениями или бизнес-единицами холдинга), то ЮЗЭДО изначально предназначен для внешнего документооборота с контрагентами и проверяющими органами.

Это принципиальное отличие — основа жестких требований к ЮЗЭДО: обязательное соответствие форматов документов законодательным регламентам, высокие требования к защите данных, фиксирование каждого этапа передачи документа, обязательная электронная подпись и т. п.

Контроль этой передачи осуществляет оператор сервиса — для получения статуса доверенного оператора необходимо пройти аккредитацию в ФНС. В России такой вид ИТ-сервисов только начинает развиваться, и у данного процесса есть два катализатора: законодательные инициативы и технологические возможности (передача и защита данных, облачные технологии, создание интегрированных межведомственных систем).

Что нам за это будет?

Главные бухгалтеры и финансисты соглашаются, что законодательство действительно развивается и создает условия для электронного документооборота. Беспокоит их другое: где гарантия, что оператор ЮЗЭДО будет своевременно обновлять сервис по мере изменения законов, опережая в этом плане своих клиентов?

Что тут ответить? Вообще отслеживать изменения в законодательстве — прямая обязанность оператора, иначе он рискует разориться на штрафах за срыв доставки документов. Оператор отслеживает изменения в форматах формализованных документов. Сроки доставки документов контрагентам строго оговорены в договоре SLA, который обычно заключают клиент и оператор. В этом же договоре описаны такие условия, как время исправления ошибок, обработки запросов и т. п. В случае несоблюдения условий договора оператор несет ответственность перед клиентом, обязан платить штрафы, неустойки, включая компенсацию штрафов ФНС, наложенных на клиента из-за непредоставления документов в срок по вине оператора.

Если говорить о доставке счетов-фактур, она регламентируется Приказом № 50н, изданным Министерством финансов в 2011 году. В этом документе определены все временные рамки того, что происходит между оператором и двумя контрагентами (отправителем сообщения — он называется продавцом, и получателем сообщения, который именуется покупателем). В приказе указано, не позднее какого срока оператор, продавец и покупатель должны выполнить принятые на себя обязательства, поэтому в SLA автоматически отражены все условия по срокам отправки и формирования документов, соответствующие Приказу № 50н. По другим документам в SLA могут быть отражены другие условия доставки, в зависимости от срочности доставки документа и требований законодательства.

Представим такую ситуацию: форматы поменялись, клиент внес соответствующие изменения в свои системы, а оператор нет. Что произойдет в этом случае? Система оператора не сможет обработать документ. Если оператор не адаптирует систему достаточно быстро, и в результате несвоевременного обновления будут нарушены условия SLA с клиентами, он должен выплатить им компенсации. Совершенно очевидно, что оператор не заинтересован в таком развитии событий. Вот почему операторы тщательно уточняют изменения в законодательстве и стараются отслеживать их заранее.

Виртуальный «стол находок»

Следующая важная проблема — разделение ответственности. Кто будет отвечать за пропавший документ: допустим, от отправителя он ушел, но оператор его не получил (или наоборот)? Этот вопрос волнует и ИТ-директоров, и бухгалтеров.

Ответ на него вновь возвращает нас к законодательству и к условиям договора между оператором и клиентом. В SLA находят отражение все ситуации, которые только могут возникнуть.

Например, в работе со счетами-фактурами очень важно фиксировать все моменты их прохождения: когда поступил документ, к какому налоговому периоду его отнести. Это, в свою очередь, необходимо для урегулирования споров по поводу НДС. Как уже было сказано, доставка счета-фактуры регулируется Приказом № 50н, и в соответствии с ним на каждом этапе прохождения счета-фактуры стороны генерируют подтверждения. Поэтому отследить любое продвижение очень легко — сразу видно, на каком этапе и какой стороной не было отправлено подтверждение, где цепочка прервалась, и поскольку в системах ЭДО ведется логирование операций, установить, по какой причине документ не пришел вовремя, весьма просто. А так как оператор обычно заинтересован в своих клиентах, то даже в случае сбоев такие вопросы решаются в рабочем порядке и ситуация не доходит до уровня конфликта.

Есть три стадии развития документооборота бухгалтерских/налоговых первичных документов.

Первая стадия — все оригинальные документы на бумаге, есть только бумажный архив.

В этом случае, чтобы сделать выборку копий документов, бухгалтерам необходимо искать, копировать, подшивать и пересылать документы в ФНС. Это долго и затратно.

Вторая стадия — все оригинальные документы на бумаге, оригиналы хранятся в бумажном архиве, но внедрен электронный архив копий (сканов) оригинальных бумажных документов.

Электронный архив копий документов имеет много преимуществ: документ можно быстро найти по запросу или за считаные секунды сделать выборки копий документов.

Однако есть и особенности:

1) Копии не то же самое, что оригиналы. Если ФНС или другие органы запрашивают именно оригиналы, то придется по-прежнему доставать эти бумаги из папок и отправлять их с курьером. При этом необходимо заботиться о том, чтобы не позабыть вернуть документы на место.

2) Требуется проделать работу, чтобы поместить копию документа в архив: сотрудники компании должны отсканировать документ, оцифровать с помощью распознавателя или же вручную создать карточку документа и ввести в нее данные.

3) Обрабатывая выборки копий документов в человекочитаемом виде, ФНС по-прежнему не может автоматически обрабатывать полученные документы. Поэтому налоговики заинтересованы в работе со структурированными документами, с которыми можно работать в автоматическом режиме.

Третья стадия — электронный документооборот оригинальных документов, и, как следствие, электронный архив оригинальных документов.

Это способ работы с оригинальными документами, при котором оригинальный документ исходит от отправителя, приходит к получателю, хранится в архиве оператора и контрагентов и попадает в выборку документов для ФНС в электронном виде.

Преимущества очевидны:

1) Не нужно заботиться о том, чтобы вернуть оригинал на место. Электронный оригинальный документ не перестанет быть оригинальным, если скопировать сам файл и электронную подпись.

2) Нет необходимости прилагать усилия, чтобы перенести данные с документов в карточки документов: если сделать соответствующие настройки, это произойдет автоматически, так как все данные в электронных формализованных документах уже организованы в виде структуры.

3) Поскольку в ФНС есть системы, которые могут обрабатывать формализованные документы в форматах Минфина, она заинтересована получать выборки электронных документов. В этом случае можно автоматизировать операции и избежать лишней работы.

Компании с наиболее развитыми бизнес-процессами при переходе на ЭДО находятся на промежуточной стадии между второй и третьей. В таких компаниях уже реализован электронный архив скан-копий документов, начинает внедряться ЭДО. Но поскольку внедрение ЭДО обычно происходит постепенно, разумно предположить, что в компании часть контрагентов уже переведена на ЭДО, а часть — еще нет. Поэтому на подобных предприятиях нередко поддерживается электронный архив, где часть документов — оригинальные структурированные файлы с ЭП, а часть — скан-копии оригинальных бумажных документов. Из такого архива можно делать выборки для ФНС, состоящие из тех и других видов документов.

Безопасность без вопросов

Рынок решений и сервисов ЮЗЭДО (мы намеренно разделяем оба понятия) начал развиваться в России совсем недавно, но его потенциал огромен. По данным ФНС, в 2013 году в нашей стране было выписано более 15 млрд счетов-фактур, но только 10 млн из них предоставлены в электронном виде. Одновременно расширяется спектр средств информационной защиты, реализованных в сервисах ЮЗЭДО. Традиционно для этой задачи используются токены — неотъемлемый элемент юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Именно они являются носителем электронной подписи — гаранта достоверности документа. На сегодняшний день на рынке представлены различные виды токенов с широким спектром дополнительного функционала. Но этим дело не ограничивается. Например, технология DSS/HSM позволяет отказаться от хранения ключей подписи на носителях пользователей, что значительно повышает удобство и защищенность работы с сервисами и избавляет от такого риска, как утеря токена. Кроме того, технология обеспечивает безопасную работу с мобильных устройств без применения аппаратных средств на стороне клиента. Если учесть, что, по оценке IDC, в ближайшие годы до 70% сотрудников будут использовать для работы мобильные устройства и периодически или постоянно трудиться вне офисов, очевидно, какое значение будут иметь подобные технологии для безопасной деятельности компаний.

Технология позволяет обеспечить дополнительную защиту от компрометации ключей подписи с помощью централизованного защищенного хранения закрытых ключей пользователей, а также удаленного выполнения операций по созданию электронной подписи. В результате пользователи и операторы ЮЗЭДО получают новые возможности оперативного и безопасного обмена документами.

Для ИТ-директоров существенным фактором «за» или «против» внедрения ЮЗЭДО, помимо безопасности данных, является его интеграция с системами управления предприятием. Сама идеология ЮЗЭДО свидетельствует о том, что такие сервисы рассчитаны в первую очередь на крупные компании и их контрагентов, заинтересованных во внедрении юридически значимых электронных документов бухгалтерского и налогового учета.

Большой электронный оригинал

Обеспечение юридической значимости электронного документа, пожалуй, один из наиболее интересных аспектов ЮЗЭДО. Каких только возражений и рассуждений «по своему усмотрению» не приходится слышать! Важно помнить, что электронный документ обретает силу оригинала только при выполнении ряда условий: наличие электронной подписи, соблюдение требований к процессу доставки и подписания документов. То есть, если счет-фактура или договор отправлен контрагенту по электронной почте, то какими бы алгоритмами шифрования он ни был защищен при отправке, его не будут считать оригиналом, равноценным бумажному. Но в случае если документ отправлен по всем правилам ЮЗЭДО, он может, например, быть принят как доказательство в суде.

ЮЗЭДО как сервис и как бизнес

Выбор «правильного» оператора является для заказчиков ключевым фактором доверия к ЮЗЭДО, что вполне понятно: на формирующемся рынке с изменчивым законодательством и нестабильной экономической ситуацией репутация провайдера становится одним из самых весомых аргументов. Появление законодательной базы и современных разработок, обеспечивающих защищенный обмен электронными документами, позволяет сформировать основу нового сегмента ИТ-рынка. Часть компаний становится пользователями новых ЮЗЭДО-сервисов, а часть — провайдерами, готовыми развернуть такой сервис на своих или арендованных в коммерческом ЦОДе мощностях. Оба сценария, безусловно, будут требовать экспертных знаний ИТ-директора, умения коммуницировать с бизнес-заказчиками и готовности ИТ-подразделений работать по сервисной модели.

Теги: электронный документооборот

Об авторе


Инга Майор

Инга Майор

Директор по развитию услуг электронного документооборота компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко»)


ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru


Другие материалы рубрики

Основа современного мира — скорость. Если компания хочет остаться на плаву или паче чаяния быть в лидерах — она вынуждена принимать вызов высокого темпа. В противном случае останется на заведомо проигрышных позициях.
В жаркие летние дни проблема выбора кондиционера становится очень актуальной как для домашних, так и для корпоративных пользователей.

Мероприятия


08.09.2016
Санкт-Петербургский клуб ИТ-директоров «SPb CIO Club» и компания Event House приглашает Вас принять участие во втором Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT-Forum»! Промышленная автоматизация на предприятии – важная область, которой уделяется повышенное внимание. Использование информационных технологий - один из немногих технологически и экономически выгодных способов повышения эффективности подготовки производства. На современных предприятиях автоматизируются по максимуму все возможные участки работ. Новый взгляд на проблемы и тенденции информационных технологий в области промышленной автоматизации будут рассмотрены на II Форуме по промышленной автоматизации «Industrial IT Forum»

22.09.2016
24 июня 2016 года Госдумой шестого созыва был принят законопроект «Антитеррористический пакет» Яровой, который назван одним из самых резонансных. Существенная часть законопроекта призвана регулировать деятельность телекоммуникационных и интернет компаний. Согласно документу, операторы связи и «организаторы распространения информации» должны в течение полугода хранить вообще всю переданную информацию, то есть и записи телефонных звонков, и содержание смс-сообщений. В течение трех лет они также обязаны хранить сведения о переданных данных. Наконец, компании должны помочь ФСБ расшифровать весь трафик. Как законопроект повлияет на рынок? Смогут ли крупнейшие интернет-компании отстоять свою позицию? Готово ли государство прислушиваться к мнению бизнеса? На конференции Право.ru участники обсудят скрытые и явные угрозы «пакета Яровой», а также о другие законодательные изменения.